もし「会社のIT資産をまとめて管理する仕組み」がなかったら、何が起きるのか

今の会社で仕事をするうえで、ITは欠かせない存在です。

社員一人ひとりがノートPCやスマートフォンを持ち、メールやチャット、業務用のクラウドサービスを使いながら仕事を進めています。

ただ、その一方で、「会社として、いま何をどれだけ持っているのか」を正確に説明できる人は、意外と少ないのではないでしょうか。ITは便利であるがゆえに、気づかないうちに増え、複雑になりやすい分野でもあります。

IT資産は、誰の頭の中にありますか？

社内のITに関する情報は、さまざまな場所に散らばりがちです。

PCの台数は総務がなんとなく把握していて、クラウドサービスの契約は各部署任せ、ソフトウェアのライセンスは経理が請求書で確認している。こうした状態は決して珍しくありません。

その結果、会社全体として「IT資産の全体像」が見えなくなります。

誰がどの端末を使い、どんなサービスにアクセスできるのかを、一覧で説明できない状態は、すでに管理が個人任せになっているサインと言えます。

人の出入りがあるたびに、管理は少しずつ崩れていく

会社では、入社や異動、退職が定期的に発生します。

そのたびに、本来であれば端末の引き渡しやアカウントの追加・削除、ライセンスの調整といった作業が必要になります。

しかし、これらが仕組みとして整理されていない場合、「たぶん対応したはず」「後でまとめてやろう」という状態になりがちです。
結果として、すでに使われていないアカウントが残ったり、誰も使っていないソフトの契約が続いていたりします。

これは単なる管理ミスではなく、セキュリティやコストの面で、確実に会社の負担になっていきます。

ITコストが「よく分からないまま」増えていく理由

IT関連の支出は、少額で定期的に発生するものが多く、目立ちにくい特徴があります。

月額や年額の支払いが積み重なり、「なぜかIT費用が高い」という状態になって初めて問題に気づくケースも少なくありません。

しかし、その理由を説明しようとしても、「どのツールが、誰に使われているのか」が分からなければ、削減も見直しもできません。
見えていないものは、管理も判断もできないのです。

何か起きてからでは、手遅れになることもある

情報漏えいや不正アクセスといったトラブルが起きた場合、まず求められるのは状況の把握です。どの端末か、どのアカウントか、誰が管理者か。これがすぐに分からないと、対応は確実に遅れます。

多くの企業で共通しているのは、「問題が起きて初めて、管理が整理されていなかったことに気づく」という点です。平常時には見過ごされがちな管理の甘さが、いざという時に表面化します。

Excelと人の記憶に頼る管理の限界

IT資産の管理と聞くと、「Excelで一覧を作っているから大丈夫」と考える人もいるかもしれません。しかし、そのExcelは常に最新でしょうか。更新担当者が不在になった場合でも、正確さは保たれるでしょうか。

人の記憶や手作業に頼った管理は、担当者が変わった瞬間に成り立たなくなります。これは努力不足の問題ではなく、仕組みとして無理があるのです。

IT資産が悪いのではない。管理されていないことが問題

ここで強調しておきたいのは、ITツールやデバイスが増えること自体は悪いことではない、という点です。むしろ、業務効率化や働き方の変化に対応した結果として、自然に増えていくものです。

問題は、その増えたIT資産を「全体として把握し、管理する視点」がないまま放置してしまうことです。

だからこそ「まとめて管理する」という考え方が必要になる

今、求められているのは、社内にあるIT資産を横断的に把握し、状態を見える形で管理するという考え方です。

誰がどの端末を使い、どんなサービスにアクセスでき、どれくらいのコストがかかっているのか。これが分かるだけで、無駄な支出や不要なリスクは大きく減らせます。

重要なのは、特別な努力をしなくても、自然に管理が続く仕組みであることです。

おわりに：管理は「問題が起きる前」に始めるもの

IT資産の管理は、トラブルが起きてから始めるものではありません。何も起きていない今だからこそ、整えておく意味があります。

もし、「今の会社のIT資産を説明できる自信がない」と感じたなら、それは管理を見直すタイミングかもしれません。

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